ACCUEIL MISSIONS PLAN D'ACCÈS CONTACT ISANET PAYE ISANET COMPTA UK SITE IN ENGLISH



Membre de

PRAXITY

> Mention légale



BOIS GUILLAUME
ROUEN
DIEPPE
EU
PONT L'EVEQUE
LIVAROT
YVETOT
CANY BARVILLE







    ARCHIVES >  INFORMATIQUE

 
Bien gérer sa boîte de réception
Voir chaque jour des dizaines de courriels venir s’entasser dans une boîte de réception déjà pleine à craquer est à la fois déprimant, contre-productif et source d’erreurs. C’est pourquoi il est fortement conseillé d’adopter quelques comportements simples et vertueux permettant, sans trop d’efforts, d’éviter de se faire déborder. Pistes à suivre pour atteindre ce que beaucoup appellent le « inbox zero ».
Faire un tri à chaque consultation

Lorsque cela est possible, après avoir lu un mail, il faut le traiter dans la foulée.

Bien gérer une boîte mails est, sur le principe, très simple. Il suffit de la traiter comme une boîte aux lettres physique : l’ouvrir chaque jour, récupérer le courrier qu’elle contient pour en prendre connaissance, la débarrasser des prospectus qui l’encombre puis, une fois vide, la refermer.

Concrètement, dans le monde des boîtes numériques, cela signifie qu’il faut s’obliger, lorsque l’on consulte sa boîte mails, c’est-à-dire deux ou trois fois par jour au maximum, à systématiquement traiter tous les courriels qui sont arrivés dans la boîte de réception immédiatement après avoir pris connaissance de leur contenu (en les ouvrant ou simplement en découvrant leur objet) :
- s’ils sont sans intérêt (pub, certaines newsletters, blague virale…), il faut les supprimer ;
- s’ils appellent une action simple et rapide, c’est-à-dire une action ou une réponse ne réclamant pas plus de 5 ou 10 minutes de notre temps, il faut les traiter dans la foulée (puis les archiver) ;
- enfin, s’ils ne sont qu’informatifs et n’appellent aucune action (typiquement le célèbre « en copie »), il faut les lire puis, là aussi, les archiver.

Concernant la notion d’archivage, plusieurs approches sont possibles. La première consiste à utiliser la fonction du même nom qu’offre la plupart des outils de messagerie. Dans cette hypothèse, une fois archivé, le message sera transféré de la boîte de réception vers un espace de stockage unique. La seconde approche consiste à créer des répertoires thématiques (clients, année, zones géographiques, produits…), puis à y glisser-déposer les courriels une fois traités. Ici la mise en place est plus fastidieuse, mais les recherches des courriels « archivés » sont facilitées.

À noter : le plus souvent, dès qu’un courriel tombe dans la boîte de réception, nous nous précipitons pour le lire. Cette pratique nous conduit à régulièrement interrompre notre travail. Pour ne pas être tenté, il est donc conseillé de désactiver les notifications (petits messages visuels et sonores qui nous signalent l’arrivée d’un courriel).

Limiter le volume des mails entrants

La plupart des courriels reçus chaque jour sont inutiles, quand ils ne sont pas indésirables. En limiter le nombre est donc salutaire. D’abord, il convient de se désinscrire des newsletters que l’on ne consulte jamais. Ensuite, il est conseillé d’activer le système anti-spam de sa messagerie. Enfin, il ne faut pas hésiter à mettre en place des filtres qui permettent de traiter automatiquement un message en fonction de son expéditeur ou de son objet. Selon le critère de tri choisi, les mails pourront être basculés, par exemple, dans un répertoire « client » ou dans la corbeille.

Gérer les courriels complexes ?

Même les mails qu’il est impossible de traiter immédiatement doivent être retirés de la boîte de réception.

Une fois que les mails simples ont été traités, puis supprimés ou archivés, il ne doit rester dans la boîte de réception que les courriels qui ne peuvent être traités immédiatement. Il peut s’agir d’une demande complexe (opération longue ou impliquant la mobilisation d’autres personnes) ou encore, par exemple, du rappel d’un rendez-vous important (code pour une visioconférence prévue dans 3 jours, date limite pour réaliser un travail…).

Là encore, même s’il s’agit de mails importants, les laisser « traîner » dans la boîte de réception n’est pas la meilleure solution. Cette dernière ne doit pas devenir une « liste des tâches à effectuer ». Il est préférable de stocker ces courriels importants dans un répertoire dédié et de programmer un rappel via un outil spécifique comme un agenda électronique, par exemple.

Il faut ici noter que nombre de gestionnaires de courriels, comme par exemple Outlook, intègrent ce type de fonction et permettent ainsi d’associer une alerte à un courriel stocké dans un répertoire (envoi d’un message à une échéance définie pour rappeler qu’il faut traiter le courriel).

Article du 31/03/2017 - © Copyright Les Echos Publishing - 2017

haut de page




Archives...
 INFORMATIQUE

Imprimer un document à partir de son smartphone
17/11/2017
Renforcer son réseau grâce aux répéteurs Wi-Fi
20/10/2017
Les produits reconditionnés ont le vent en poupe
08/09/2017
Planifier ses réunions grâce à Doodle et à ses concurrents
30/06/2017
Qwant, un moteur qui respecte la vie privée
02/06/2017
Coup d’œil sur les serrures biométriques
05/05/2017
Bien gérer sa boîte de réception
31/03/2017
Mots de passe : les conseils de la Cnil
03/03/2017
Faire face aux cyberattaques
13/01/2017
Zoom sur le matériel informatique tout-terrain
16/12/2016
Un point sur l’iPhone 7
11/11/2016
Passer à la visioconférence
14/10/2016
Comment réagir face à un bad buzz ?
09/09/2016
Le Bon Coin : l’inattendu poids lourd du recrutement en ligne
08/07/2016
Protéger les données de son smartphone
03/06/2016
Attention aux rançongiciels
06/05/2016
Page pro sur Facebook : par où commencer ?
08/04/2016
Comment rédiger un tweet efficace
04/03/2016
Faire connaître son entreprise grâce à Google My Business
05/02/2016
Instagram : communiquer avec des images
08/01/2016
Edge : le nouveau navigateur de Microsoft
11/12/2015
Êtes-vous esclaves des e-mails ?
06/11/2015
Votre site est-il « mobile friendly » ?
02/10/2015
Comment bien utiliser les réseaux sociaux
28/08/2015
Cybercriminalité : comment se préserver
12/06/2015
Quelles solutions pour téléphoner en voiture ?
30/04/2015
Stratégie SEO : le poids des noms de domaine
03/04/2015
Big data : une révolution numérique
06/02/2015
Les drones s’invitent dans les entreprises
09/01/2015
Vol de téléphones portables
28/11/2014
Dites-le avec une infographie
24/10/2014
Les Mooc, outils de formation en ligne des salariés
26/09/2014
Transport de données : quel support choisir ?
29/08/2014
Améliorer la visibilité d’un site grâce au SEO
14/05/2014
Pourquoi utiliser Twitter ?
02/04/2014
Faites-vous connaître grâce à YouTube !
19/02/2014
L’intérêt des traducteurs automatiques
26/12/2013
Sauvegarder et archiver les données
30/09/2013
Faire de la publicité sur les réseaux sociaux
14/08/2013
Un site « responsive » : pour quoi faire ?
24/07/2013
Sécurisez vos portables !
28/06/2013
À quoi sert un code QR ?
21/05/2013
Attention à l’utilisation des serrures biométriques
27/03/2013
Faut-il passer à windows 8 ?
15/02/2013
Que faire du vieux matériel électronique ?
13/02/2013
Les nouveautés de l’Iphone 5
15/11/2012
Ordinateurs portables : attention au vol !
15/10/2012
Les nouvelles tablettes à clavier amovible
04/10/2012
Bien gérer ses mots de passe
04/10/2012
Stockez vos données sur le Net
02/08/2012
Les nouveaux outils de la mobilité
01/08/2012
Pourquoi créer un blog ?
28/06/2012
Optez pour un portable tout-terrain !
28/06/2012
Optimisez votre site grâce à Google Analytics  !
28/06/2012
L’interdiction des avertisseurs de radars
18/04/2012
Testez la dictée électronique !
17/04/2012
Google+ ouvre ses pages à votre entreprise !
06/02/2012
Faites connaître votre commerce avec Google !
11/12/2011
Sachez tirer profit des réseaux sociaux !
06/07/2011




© 2009-2017 - Les Echos Publishing - mentions légales